Les réunions professionnelles varient considérablement selon le ton, le cadre, les formalités et le contenu. Quel que soit le type de réunion auquel vous assistez, il est important d’être bien préparé. Sachez quel rôle vous êtes censé jouer lors de la réunion, déterminez vos objectifs, préparez des données et supports de présentation pertinents, et mettez-vous au préalable dans le bon état d’esprit afin de vous assurer de faire une impression positive et professionnelle de vos collègues.
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Être prêt pour une réunion
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Confirmez l’heure, le lieu et la durée de la réunion avec un responsable. Avant de distribuer des informations sur la réunion à tout le personnel concerné, vous devez vous assurer que tous les détails logistiques que vous avez sont corrects. Si vous ne le faites pas, vous devrez peut-être publier les corrections ultérieurement, ce qui donnera à votre bureau et à vous une apparence désorganisée et peu professionnelle. Vous voudrez peut-être élaborer un brouillon du mémo d’annonce de réunion ou un courrier électronique et le montrer à votre responsable. De cette manière, le responsable peut examiner non seulement les informations logistiques, mais également le format et la formulation. Veillez également à confirmer qui doit recevoir l’annonce. Vous savez peut-être déjà qui assistera à la réunion, mais votre responsable voudra peut-être que d’autres travailleurs ou clients ne participant pas à la réunion soient également informés de la réunion.
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Préparez un ordre du jour pour la réunion
L’ordre du jour est un document important pour toute réunion, car il informe les participants des objectifs et de la portée de la réunion, tout en maintenant la réunion elle-même concentrée, efficace et sur la bonne voie. Afin de préparer un ordre du jour, demandez à votre responsable de vous fournir une liste d’objectifs et de sujets planifiés pour la réunion. À partir de cette liste, vous pouvez créer un ordre du jour que vous enverrez avec la notification de l’heure, de la date et du lieu de la réunion. Un bon ordre du jour doit inclure les sujets à traiter et leurs objectifs, ainsi que les conférenciers ou les membres du personnel chargés de présenter chaque sujet. Tous les sujets et présentations doivent être placés dans une séquence logique et segmentés en fonction du temps que votre responsable souhaite consacrer à chaque étape.
Recueillir les procès-verbaux des réunions précédentes
Outre une brève notification de la réunion à venir et un ordre du jour, vous devez annexer tous les procès-verbaux des réunions précédentes en rapport avec les sujets prévus. Si votre entreprise ou votre groupe ne prend pas quelques minutes, revérifiez auprès de votre responsable pour savoir s’il souhaite recevoir des données supplémentaires ou des informations générales avec la notification.
Distribuez tous les documents
Au moins une semaine avant la date prévue pour la réunion en question, envoyez les documents nécessaires à tous les participants et au personnel concerné. Faites-le selon le protocole de l’entreprise : pour les réunions plus formelles ou les grandes entreprises, vous devrez peut-être envoyer des copies papier, tandis que les petites entreprises ou les réunions plus informelles peuvent souvent être organisées par courrier électronique. Avant chaque réunion, décidez combien de fois vous souhaitez parler afin que vous ayez une cible qui vous motive à participer. Vous pouvez, par exemple, choisir de parler trois fois et laisser la première un commentaire que vous préparez à l’avance. La seconde pourrait être une question que vous posez. Et la troisième fois que vous parlez peut être une pensée qui vous vient à l’esprit à tout moment de la réunion. Sur https://www.keytoform.com/, découvrez plus de conseils.